เมื่อคนทำงานเกิดภาวะ “หมดพลัง” ไปกับการประชุม
ในหนึ่งวันทำงาน หลายคนอาจต้องเข้าประชุม 3-5 ครั้งบางวันประชุมติดกันแทบไม่มีช่วงว่าง และเมื่อประชุมเสร็จสิ่งที่ตามมาไม่ใช่ “งานเดินต่อ” แต่คือความรู้สึกสมองตื้อ เหนื่อยล้า และไม่อยากเริ่มอะไรใหม่ ภาวะนี้กำลังกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่ส่งผลกระทบต่อทั้งประสิทธิภาพการทำงาน และขวัญกำลังใจของพนักงาน
อาการเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องบังเอิญ และไม่ใช่เพราะคนทำงาน “อึดไม่พอ” แต่เป็นภาวะที่นักจิตวิทยาเรียกว่า Meeting Recovery Syndrome (MRS) หรือภาวะที่สมองและอารมณ์ต้องใช้เวลาในการฟื้นตัว หลังจากการประชุมที่ยาวนาน เครียด หรือไม่มีประสิทธิภาพ
MRS คืออะไร และเกิดขึ้นได้อย่างไร
Meeting Recovery Syndrome คือภาวะที่คนทำงานรู้สึกหมดแรง สมาธิลดลงและต้องใช้เวลานานกว่าปกติ ในการกลับมาทำงานที่ต้องใช้การคิด ซึ่งเป็นไปในทางจิตวิทยา มากกว่าเป็นความเจ็บป่วย งานวิจัยหลายชิ้นพบว่าคนที่อยู่ในภาวะ MRS ต้องใช้เวลาในการ “รีเซ็ตสมอง” เฉลี่ยประมาณ 30-45 นาที เพื่อกลับมามีสมาธิทำงานต่อ
ขณะที่การสลับงานตามปกติ (Task Switching) ใช้เวลาเพียง 10-15 นาที นั่นหมายความว่าการประชุมหนึ่งครั้ง
อาจไม่ได้ใช้เวลาแค่ 1 ชั่วโมงแต่กำลังกิน “เวลาคุณภาพ” ของคนทำงานไปมากกว่านั้นหลายเท่า และเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้เกิดการสูญเสียประสิทธิภาพในการทำงาน
สิ่งที่ถูกใช้ไปในการประชุม ไม่ใช่แค่ “เวลา”
ในมุมของจิตวิทยาการทำงาน ทรัพยากรที่สำคัญที่สุดของพนักงานไม่ใช่แรงกาย แต่คือ ทรัพยากรทางปัญญา (Cognitive Resources) ได้แก่
• ความสนใจ (Attention)
• สมาธิ (Focus)
• พลังในการคิด วิเคราะห์ และตัดสินใจ
เมื่อการประชุมไม่มีเป้าหมายชัดเจน ไม่มีข้อสรุป ผู้เข้าประชุมไม่มีส่วนร่วม และยืดเยื้อโดยไม่จำเป็น สมองจะค่อยๆ ใช้ทรัพยากรเหล่านี้จนหมดและเมื่อทรัพยากรเหลือน้อย สมองจะเข้าสู่โหมด “ประหยัดพลังงาน” ผลลัพธ์คือความล้า ความเบื่อ และ Productivity ที่ลดลงหลังการประชุม
ปัญหาไม่ใช่ “ประชุมเยอะ” แต่คือ “ประชุมโดยไม่ออกแบบ”
ในฐานะคนทำงานด้าน Knowledge Management เรามองว่า
การประชุมคือหนึ่งในเครื่องมือจัดการความรู้ที่สำคัญที่สุดขององค์กร การประชุมที่ดีควรทำหน้าที่อย่างใดอย่างหนึ่ง หรืออย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้
1. สร้างความเข้าใจร่วมกัน
2. แลกเปลี่ยนมุมมอง
3. ตัดสินใจบนข้อมูล
4. ตกผลึกความรู้เพื่อนำไปสู่การลงมือทำ
แต่ในความเป็นจริงการประชุมจำนวนมากกลับไม่ทำหน้าที่เหล่านี้อย่างชัดเจน คำถามสำคัญที่ควรถามก่อนนัดประชุม คือ
• ประชุมนี้เพื่อ “รับรู้ข้อมูล” หรือ “ตัดสินใจ”
• ใครคือคนที่จำเป็นต้องอยู่ประชุมจริงๆ
• เมื่อจบประชุมแล้ว งานจะเดินต่ออย่างไร หากไม่มีคำตอบที่ชัดเจน การประชุมนั้นมีความเสี่ยงสูงที่จะสร้าง MRS มากกว่าสร้างคุณค่า
เมื่อการประชุมกลายเป็นต้นทุนขององค์กร
หากพนักงานหนึ่งคนมี MRS วันละเพียง 1-2 ชั่วโมง โดยไม่รู้ตัว ลองคูณตัวเลขนี้กับจำนวนพนักงานทั้งองค์กร
ต้นทุนเวลาที่หายไปอาจสูงกว่าที่เห็นในตารางเวลาหลายเท่า ที่สำคัญยิ่งกว่า MRS ไม่ได้กระทบแค่ Productivity แต่ยังกระทบต่อคุณภาพการตัดสินใจ ความคิดสร้างสรรค์ ความผูกพันกับงาน และสุขภาวะของพนักงานในระยะยาว องค์กรที่ลดผลกระทบของ MRS ได้ดีมักมีแนวทางคล้ายกัน ได้แก่
1. ประชุมเท่าที่จำเป็น และมีวัตถุประสงค์ชัดเจน
2. ใช้เวลาให้สอดคล้องกับสมาธิของมนุษย์ (ไม่ควรเกิน 30 นาทีต่อ 1 หัวข้อ)
3. เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ
4. มีการสรุป ตกผลึก และกำหนดผู้รับผิดชอบ
5. เปิดพื้นที่ให้คนมีส่วนร่วม ไม่ใช่แค่นั่งฟังสิ่งเหล่านี้อาจดูเป็นรายละเอียดเล็กๆ แต่แท้จริงแล้วคือการใส่ใจและเคารพ “เวลาคิด” ของคนทำงาน ซึ่งเป็นทรัพยากรล้ำค่าที่ช่วยให้องค์กรเติบโตอย่างยั่งยืน
